Mik az Outlook PST fájlok és miért használják őket... vagy nem?

Csaknem MINDENKEL, amellyel dolgozom, amikor panaszkodik, panaszkodik vállalati e-mail fiókjuk méretére. Általában ez nem jelent problémát (de az emberek még mindig panaszkodnak), mert amikor a postaláda közeledik, akkor a legtöbb az e-mail szerverek (például a Microsoft Exchange) figyelmeztetik a felhasználót, hogy a postaláda megtisztítása előtt a szerver érvényesíti méretkorlátozásaik a kiszolgálóról történő küldés / fogadás korlátozásával.

Mindez rendben és Dandy, amíg... néhány napra megy nyaralni, jönnek és mennek az e-mail méretére vonatkozó figyelmeztetések, majd Bumm !!! A postafiókja TELJES, és ebben az esetben már nem küldhet / fogadhat e-maileket a mobiltelefonjáról vagy akár az OWA-tól (Outlook Web Access). Milliószor kaptam a hívást. Az iPhone nem tud e-maileket küldeni, segítsen!

• Szóval mit kéne tenni?
• Van megoldás ezekre a nem megfelelő méretű postafiókokra?
• Mit kell tennem, mielőtt vakációra megyek?

Most bemutatom a hírhedtnek (IT szerint) Outlook PST fájl.

Mik az Outlook .PST fájlok?

• Az Outlook Data Files vagy a Microsoft Outlook .PST fájlok (mivel ismertek) a következővel hozhatók létre Microsoft Outlook az e-mailek és a mellékletek áthelyezéséhez vagy másolásához a kiszolgálói postafiók fiókjából a helyi PC-n. Alapvetően egy helyi archívum vagy tároló fájl, amelyet létrehoz, hogy tárolja az e-maileket és a mellékleteket a számítógép merevlemezén, USB meghajtóján vagy a szerver megosztásán (attól függően, hogy hol hozza létre és tárolja).

Mennyit tárolhat az Outlook .PST fájlokban?

• Az Outlook 2003/2007 előtt a .PST fájlok csak 2 gigabájt e-mailt és mellékleteket tudtak tárolni. Az Outlook 2003 és az Outlook 2007 esetén a formátum megváltozott, lehetővé téve a .PST fájlok szükség szerinti növekedését több mint 20 gigabájt méretre, kivéve, ha az alapértelmezett a konfiguráció módosult.
• Őszintén szólva, ne hagyja, hogy 20 koncertet kapjanak. Ez egy sokkal jobb ötlet, ha a .PST fájlokat néhány koncertnél nem haladja meg. Ha további tárhelyre van szüksége, akkor a létrehozás helyett hozzon létre egy új .PST fájlt hatalmas .PST archívumok. Minél nagyobb a .PST fájl, annál nagyobb a sérülések és az adatvesztés esélye (plusz annál nehezebb lesz a rossz fiúk biztonsági mentése.) Annyi .PST fájlt csatolhat. fájlokat az Outlook kliensbe, amire szüksége van, tehát csak e-mailjét logikailag szét kell választani több .PST-fájl között, ha néhány GIG-nél több régi fájlt kell tárolnia email.
• TIPP - Ha .PST fájlokat használ a régi e-mailek archiválásához, tömörítse őket, miután az összes régi adatot átmásolta. Az e-mail általában csak szöveg, tehát nagyon jól tömöríti.

Hogyan hozhatok létre Outlook .PST fájlokat?

• KÖNNYEN, itt van néhány útmutató Outlook 2007, 2013 és 2016.

Miért használja / hozzon létre .PST fájlokat? Előnyök?

Postafiók mérete

• Emlékszel e cikk első bekezdésére? A legtöbb e-mail rendszergazda korlátozza a vállalati postaládák méretét. Minél nagyobb a postafiók, annál több lemezterületre van szükség, annál több biztonsági másolatot kell készíteni, és annál több időre van szükségük ezeknek a biztonsági mentéseknek a végrehajtásához.
• Ha az Ön e-mail csomagolója (mint én), a 200 megabájtos postafiókot nem vágja le. Itt jönnek be a .PST fájlok. Csak hozzon létre egy .PST fájlt, és húzza bele az e-mailjét. Úgy működnek, mint egy szokásos postafiókmappa az Outlookban. Húzza és vidd. Ez egyszerű! Fórum>.
• A Windows Search legújabb verziója indexeli a postafiókját és az összes helyi .PST fájlt (konfigurálható) amelyek szinte azonnali hozzáférést biztosítanak az összes e-mailhez a Microsoftba beépített keresési szolgáltatások révén Outlook.

Biztonsági mentés és katasztrófa utáni helyreállítás

• Ha nincs e-mail rendszergazdája (vagy bízol benne), aki rendszeresen biztonsági másolatot készít az e-mail szerveréről, akkor lemásolja az e-mailt (igen, nem kell MOVE leveleket. forgatókönyv.

Hordozhatóság

• A .PST fájlok hordozhatóvá teszik az e-maileket. Tegyük fel például, hogy át szeretné helyezni az e-maileket az egyik postafiókból a másikba. Például, ha változtatja meg a munkahelyét, és szeretne hozni egy régi e-mailt. Vagy esetleg megváltoztatja a host szolgáltatót. VAGY esetleg át szeretné másolni a személyes és a munkahelyi e-mail címét egy .PST fájlba, tartsa egy kicsi USB meghajtón, és mindig veled tartsa. Mint mondtam, a .PST fájlok nagyon hordozhatónak tartják az e-maileket. És igen, így van egy GMAIL-fiók, de ez a cikk nem a GMAIL-ról szól :)

Biztonság

• Tudta, hogy szinte lehetetlen nyomon követni / ellenőrizni, hogy az informatikai srác / osztály olvassa-e az e-mailedet? Az „érzékeny” vagy „bizalmas” e-mail áthelyezése az e-mail / Exchange kiszolgálóról a helyi .PST fájlba növeli a biztonság fokozatát.
• Jegyzet: A legtöbb IT-részleg képes megragadni a .PST fájlokat anélkül, hogy tudná, hogy közvetlenül a munkahelyi merevlemezéről érkezik. Emiatt alapvető fontosságú a kiegészítő biztonság alkalmazása a számítógép merevlemezén. Röviden írok egy cikket erről a témáról, de most nézzünk meg ez cikk. Kicsit „GEEKY”, tehát hamarosan nyomon fogok követni egy cikket, amely ismerteti néhány lehetőséget a .PST fájlok biztonságára.

Milyen hátrányai vannak a .PST fájlok használatának?

Távoli hozzáférés

• Ha a levél megérkezett költözött egy .PST fájlba, a kiszolgálón már nem lesz elérhető távoli elérési alkalmazásokkal, például OWA vagy mobiltelefonokkal, amelyek szinkronizálják a postafiókját. A .PST fájlokban található e-mail eléréséhez teljes Microsoft Outlook klienst kell használnia. Egy kis USB-meghajtó segíthet ezekben a helyzetekben. Ez azonban még mindig nem olyan kényelmes, mintha e-maileket hagyna a szerveren.

Az emberek nem olyanok, mint te, és lehetséges, hogy elveszítheti munkáját

• A .PST fájlok az idő múlásával (attól függően, hogy mennyi e-mailt fogad / tárol) sok helyet foglalhatnak el a helyi számítógépen vagy a szerver megosztáson, attól függően, hogy hol tárolja őket. Az informatikai srácok utálnak mindent, ami bármineműre készteti őket, hacsak nem építi fel az önéletrajzát, így sok adat elhelyezése valahol, ami további lemezterület vásárlását igényli, zavarja őket.
• A vállalati jogi és a legtöbb iratkezelési osztály nem szereti a .PST fájlokat, mivel ezek lehetővé teszik a végfelhasználó számára, hogy könnyen figyelmen kívül hagyja vagy megkerülje a vállalati dokumentumok megőrzésére / megsemmisítésére vonatkozó irányelveket.
• A vállalati információbiztonsági csapatok sem szeretik a .PST fájlokat, mert ha a Legal valaha is felkéri őket adatgyűjtés peres vagy idézés céljából, .PST fájlok megnövelik az adatok költségeit és erőfeszítéseit felépülés.

Rendszer- és agyi teljesítmény

• Minél több e-mail van, annál több e-mailt kell Önnek és a számítógépének nyomon követnie és feldolgoznia.
• Mivel a Windows Search (vagy más e-mail / rendszerindexer) több e-mailt és mellékletet indexel, az index nagyobb lesz, és a keresések hosszabb ideig tartanak.

Tehát remélhetőleg megválaszoltam minden kérdését, amely a Microsoft Outlook .PST fájlokkal kapcsolatos, és felvázoltam néhány magas szintű előnyt és hátrányt. De ha elmulasztott volna valamit, kérjük, nyugodtan hagyjon megjegyzést, vagy tegye fel kérdését az enyémbe fórum.