Egyszerű Microsoft Outlook e-mail szabályokat értékelni fog

Hogyan kell

ÁltalSandy Writtenhouse

Utolsó frissítés:2020. október 6

Microsoft Outlook annyi fantasztikus funkcióval rendelkezik, mint hasznos az e-mailek összeállításához és a beérkező levelek rendezéséhez. Például lehet kiemelje a fontos e-maileket és hozzon létre automatikus válaszokat mint amikor kint vagy az irodában.

Egy másik nagyszerű tulajdonság a szabályok felállításának képessége. Szabályokat alkalmazhat a bejövő és kimenő e-mailekre, amelyek segítenek rendszerezni, nyomon követni vagy naprakészen tartani az üzeneteket. És mindez automatikusan megtörténik a kezdeti beállítás után. Íme néhány általános Outlook-szabály, amelyet értékelni fog, mert rengeteg időt takarít meg Önnek.

Szabályok beállítása az Outlookban

Az alábbi szabályok mindegyikét ugyanazon a helyen kezdi. Tehát függetlenül attól, hogy egy vagy több szabályt tervez-e beállítani, vagy szerkesztene-e szabályokat a jövőben, a következőképpen navigálhat az Outlook Szabályok területére.

1. Kattintson a gombra File a menüből.
2. Ha még nincs kiválasztva, kattintson a gombra Info fülre a bal oldalon.
3. Görgessen lefelé az oldal fő részén, és kattintson a gombra Szabályok és figyelmeztetések kezelése.
4. Kattints a E-mail szabályok fülre az előugró ablak tetején.
5. Válassza ki azt az e-mail fiókot, amelyre a szabályt fel kívánja állítani, a legördülő mezőben, ha több van.

Kattintson a gombra Új szabály a Szabály varázsló megnyitásához. Ez az eszköz végigvezeti Önt a szabály beállításának minden lépésén. És felajánlja a leggyakoribb szabályokat, valamint a semmiből létrehozott üres szabályok lehetőségeit. Ne feledje, hogy még akkor is, ha kiválaszt egy alapvető szabályt az alábbiak szerint történő elindításhoz, testre szabhatja az Ön igényeinek megfelelően.

Új szabály beállítása után visszatérhet ugyanarra a területre a szabályok szerkesztéséhez, törléséhez, futtatásához vagy exportálásához.

Mozgassa az embereket az e-mailekből

Tegyük fel, hogy mappákat állított be a munkahelyi emberek számára, mint az ügyfelek, vagy otthon, mint a család. Előfordulhat, hogy bizonyos emberek e-mailjei automatikusan a megfelelő mappába kerülnek. Például áthelyezheti szüleitől, gyermekeitől és testvéreitől származó e-maileket közvetlenül a Családi mappába.

1. A szabályok varázsló tetején válassza a lehetőséget Üzenetek áthelyezése valakitől egy mappába.
2. Kattintson a gombra Következő.
3. A Szabály varázsló 1. lépésében: Megtekintheti az összes rendelkezésre álló feltételt, amelyet alkalmazhat az áthelyezni kívánt e-mailekre, amellett, hogy egy bizonyos személytől származik. Ha bejelöli mindegyiket, amelyet használni szeretne, akkor a Szabály varázsló 2. lépésében fel lesz töltve. Például az első négyzetet bejelölve hagyjuk emberektől vagy nyilvános csoporttól.
4. A Szabály varázslóban 2. lépés: Kattintson a gombra emberek vagy nyilvános csoport hogy kiválassza a családjában lévő embereket.
5. Válassza ki a névjegyeket a listából, adjon meg új e-mailt, vagy használja a Speciális keresést Miután kiválasztotta az elsőt, kattintson a gombra Tól től alján, hogy hozzáadja őket. A szabályt továbbra is ugyanúgy hozzáadhatja ehhez a szabályhoz.
6. Kattintson a gombra rendben. Ezután látni fogja ezeket a névjegyeket a Szabály varázsló 2. lépés területén.
7. A Szabály varázslóban 2. lépés: Kattintson a gombra meghatározott a mappa kiválasztásához és kattintson a gombra rendben. Most látni fogja a mappát a 2. lépésben.
8. A következő képernyő nagyon hasonlít a Szabály varázsló előzőjéhez, de lehetővé teszi további műveletek kiválasztását, ha úgy tetszik.
9. Kattintson a gombra Következő.
   
10. A következő képernyőn beállíthatja Kivételek a te szabályodhoz. Ez akkor hasznos, ha ki szeretné zárni az e-maileket a szabályból, ha azok megfelelnek bizonyos feltételeknek. Jelölje be azokat, amelyeket alkalmazni szeretne.
11. Kattintson a gombra Következő.
12. Adjon nevet a szabálynak, ellenőrizze az alkalmazandó beállítási lehetőségeket, tekintse át a szabály leírását, majd kattintson a gombra Befejez. Ha változtatni kell, használhatja a Vissza alján található gombot a képernyők újbóli megtekintéséhez.
13. Visszalép a Szabályok és figyelmeztetések ablakba. Kattintson a gombra Alkalmaz és akkor rendben kilépni.

Időtakarékos tipp: A szabály létrehozása során rákattinthat a gombra Befejez gomb helyett Következő bármikor. Tehát, ha nem tervez további műveletek hozzáadását vagy kivételeket, akkor ezeket a képernyőket teljesen kihagyhatja.

E-mailek mozgatása meghatározott szavakkal

Talán van egy mappája az utazással kapcsolatos e-mailekhez, üzletekben történő értékesítéshez vagy munkahelyi projektekhez. Ezek az e-mailek különféle emberektől és cégektől származnak. E-maileket áthelyezhet a tárgyban, a törzsben vagy mindkettő kombinációjában szereplő egyes szavak alapján.

1. A szabályok varázsló tetején válassza a lehetőséget A tárgyban szereplő bizonyos szavakat tartalmazó üzenetek áthelyezése egy mappába.
2. Kattintson a gombra Következő.
3. A Szabály varázslóban 1. lépés: Ellenőrizze az áthelyezni kívánt e-mailekre vonatkozó összes feltételt. Például azt szeretné, ha a szavak megjelennének a tárgyban és a test csak a téma helyett.
4. A Szabály varázslóban 2. lépés: Kattintson a gombra konkrét szavak hogy beírja mindegyiket a mezőbe, és kattintson Hozzáadás. Ha elkészült a lista, kattintson a gombra rendben.
5. A Szabály varázslóban 2. lépés: Kattintson a gombra meghatározott a mappa kiválasztásához és kattintson a gombra rendben.
6. Ha további műveleteket, kivételeket szeretne hozzáadni, vagy ellenőriznie szeretné a beállítási lehetőségeket, akkor az egyes képernyőkre kattintva folytathatja Következő. Alternatív megoldásként kattintson a gombra Befejez és a szabályod indulásra kész lesz.

Időtakarékos tipp: Ha rákattint Befejez bármikor nem látja a képernyőt, amely megadja a szabály nevét, de ezt megteheti a Szabályok és figyelmeztetések képernyőn. Válassza ki a szabályt, kattintson a gombra Szabály módosítása, és válasszon Nevezze át a szabályt.

Jelölje meg az e-maileket a nyomon követéshez

Ha az Outlook vállalati verziót használja, akkor valószínűleg vannak olyan e-mailjei, amelyek nyomon követését követeli meg. Akár a főnökétől, akár az ügyfelétől, könnyen beállíthatja ezt a szabályt.

1. A szabályok varázsló tetején válassza a lehetőséget Jelölje meg valaki üzeneteit nyomon követés céljából.
2. Kattintson a gombra Következő.
3. A Szabály varázsló 1. lépésében: Jelölje be a megjelölni kívánt e-mailekre vonatkozó összes további feltételt. Itt meg fogjuk jelölni emberektől vagy nyilvános csoporttól.
4. A Szabály varázslóban 2. lépés: Kattintson a gombra emberek vagy nyilvános csoport hogy kiválassza az embereket.
5. A Szabály varázslóban 2. lépés: Kattintson a gombra ekkor követni, válassza ki a Jelölés ide: és Mert legördülő menüből, és kattintson a gombra rendben.
6. Ha további műveleteket, kivételeket vagy opciókat szeretne hozzáadni, akkor az egyes képernyőkre kattintva folytathatja Következő. Ha nem, kattintson a gombra Befejez.

Hangjelzés, ha bizonyos e-mailt kap

Még egy nagyon jól használható Outlook-szabály a hang lejátszása. Ez egy bizonyos hangjelzést vált ki, amikor egy bizonyos személytől kap egy e-mailt, amelyben egy adott szó szerepel, fontosnak van jelölve, és sok más helyzet. Ezt úgy állítjuk be, hogy hangot játsszon a fontosnak megjelölt üzenetekhez.

1. A szabályok varázsló tetején válassza a lehetőséget Játsszon ki egy hangot, amikor üzeneteket kapok valakitől.
2. Kattintson a gombra Következő.
3. A Szabály varázsló 1. lépésében: Jelölje be a megjelölni kívánt e-mailekre vonatkozó összes további feltételt. Például ellenőrizni fogjuk fontosságként jelölve.
4. A Szabály varázslóban 2. lépés: Kattintson a gombra fontosságát a prioritási szint kiválasztásához és kattintson a gombra rendben.
5. A Szabály varázslóban 2. lépés: Kattintson a gombra egy hang hogy megtalálja a hangot és kattintson Nyisd ki.
6. Kattintson a gombra Következő további műveletek vagy kivételek hozzáadásához. Vagy kattintson Befejez hogy becsomagolja.

Az Outlook szabályai időt takaríthatnak meg

Az e-mailek áthelyezése vagy kézi megjelölés helyett, és bizonyos üzenetek riasztásának biztosítása érdekében ezek az Outlook-szabályok időt takaríthatnak meg és naprakészen tarthatnak. Melyiket tervezi felállítani?

További információkért tekintse meg hogyan lehet automatikusan BCC magad vagy mások az Outlook-szabály használatával küldött e-maileken.

Vélemények

Mi a személyes tőke? 2019-es áttekintés, beleértve azt is, hogyan használjuk fel a pénz kezelésére

Akár először kezdesz befektetéssel, akár gyakorlott kereskedő vagy, a Personal Capital mindenki számára kínál valamit. Itt van egy pillantás a ...