7 Microsoft Outlook-tipp: Minden felhasználónak tudnia kell időt spórolni
Microsoft Iroda Microsoft Microsoft Kilátások Kilátás Hős / / April 05, 2021
Utolsó frissítés:
A Microsoft Outlook továbbra is az egyik legnépszerűbb e-mail megoldás a bolygón. Különböző platformokon érhető el, beleértve a Windows, a macOS, az Android és az iOS / iPadOS rendszert. Microsoft Outlook naponta emberek milliói használják. Ha hatékonyabbá kívánja tenni az e-mail használatát, vegye figyelembe ezeket a Microsoft Outlook otthoni és üzleti tippeket.
Microsoft Outlook tippek
Maga az e-mail nem sokat változott az elmúlt években. Vagy új üzeneteket küld, vagy elolvassa / megválaszolja a fogadott leveleket. A Microsoft Outlook számos olyan eszközt kínál, amelyek az e-mailt sokkal jobbá és hatékonyabbá teszik. Kedvenceink a Microsoft Outlook tippjeit követik.
Zászlók és kategóriák
A legfontosabb e-mailek rendezésének két legegyszerűbb módja a zászlók és kategóriák használata. Általánosságban elmondható, hogy mindkettő lehetővé teszi az üzenetek rendezését későbbi felhasználás céljából. Mindkettő azonban kissé különbözik egymástól.
A zászlók időalapú emlékeztetők, amelyeket úgy adhat hozzá, hogy jobb egérgombbal rákattint az üzenetre a Követés elemet választva. Kiválaszthatja a mai, holnapi, ezen a héten, a jövő héten, a dátum nélküli és a jelzőt Egyedi. Jelző hozzáadásakor az üzenet előnézete sárga színűvé válik, a fejlécben pedig további értesítés jelenik meg.
Szükség esetén létrehozhat egy egyedi figyelmeztetést minden egyes zászlóra úgy, hogy jobb gombbal kattint az üzenetre, és kiválasztja Követés> Emlékeztető hozzáadása. A Microsoft Outlook összes aktuális jelzőjének megtekintéséhez válassza a lehetőséget Nézet> Teendősáv> Feladatok.
A zászló eltávolításához kattintson a jobb gombbal az üzenetre, majd válassza a lehetőséget Követés> Megjelölés befejezettként.
A kategóriák lehetővé teszik az e-mailek főként keresési célokra történő színes kódolását, és az egér jobb gombjával kattintson az üzenetre, majd válassza a Kategóriák lehetőséget. Kattintson a gombra Minden kategória az aktuális kategóriák nevének beállításához vagy újak hozzáadásához. Ellenkező esetben válassza ki a használni kívánt kategóriát. A kevesebb ebben az esetben több, és ajánlott csak a szükséges kategóriákat használni. Például, ha csak három kategóriára van szüksége, törölje a többit. Később újabbakat is felvehet.
Kedvencek
A kedvencek hozzárendelésével egy e-mail mappa áthelyezõdik a Mappa ablaka tetejére. Ezeket a mappákat csak azok helyén változtatják meg. Ahelyett, hogy kedvenceket rendelne a hagyományos mappákhoz, mint az Elküldött elemek és a Törölt elemek, ezt a megkülönböztetést csak az egyéni mappáknál kell megtartania. A Kedvencek megtekintéséhez ellenőrizze, hogy a Microsoft Outlook Mail nézetében van-e.
A következő példában új mappa jött létre, sürgős néven. Ezen a mappán belül vannak az azonnali választ igénylő e-mailek. Azzal, hogy a Sürgős mappát kedvencévé teszi, most a Mappa ablaktábla tetején helyezkedik el.
A Kedvencek be- és kikapcsolásához kattintson a gombra Nézet> Mappa ablaka> Kedvencek.
Parancsikonok
A napi célok egyikének az kell lennie, hogy kevesebbet gépeljen, és még mindig ugyanannyi munkát végezzen. Ennek egyik módja a parancsikonok használata, amelyek az egész oldalon elérhetők Microsoft 365. A Microsoft Outlook használatával kihasználhatja a következő parancsikonokat:
- Használja a Ctrl + R billentyűkombinációt: Válasz egy e-mailre
- Ctrl + Shift + M: Új e-mail létrehozása
- Válassza a Ctrl + 1 billentyűt: Az e-mail megnyitása:
- Ctrl + 2: A naptár megnyitásához
- Használja a Ctrl + 3 billentyűkombinációt: A névjegyek megnyitása:
- Ctrl + 4: A feladatok megnyitása:
Többet keres? Használhatja is Gyors lépések, amely lehetővé teszi az e-mailek előzetes formázását és címzését több ember számára.
Használja a Szabályokat
A szabályok a Microsoft Outlook másik nagyszerű tulajdonsága. Szabályokkal megteheti szabályokat alkalmaz a bejövő és kimenő e-mailekhez. Ezzel jobban rendezheti, nyomon követheti vagy megelőzheti üzeneteit. Miután eltöltötte az idejét a szabály létrehozására, minden nap hatalmas időt fog megtakarítani.
Késleltetett e-mail kézbesítések
Küldtél már valaha e-mailt, hogy később kiderítsd, hogy az elírási hibát vagy helytelen információkat tartalmazott? Küldtél már rossz embernek üzenetet? A Microsoft Outlook késleltetett e-mail kézbesítő eszközével egy kis lélegzetet adhat az írás és az e-mail és az elküldés között. A késleltetett e-mail eszköz mindenki számára előnyös, aki (elismeri), hogy hibákat követ el a rohanó üzenetekben, és azok, akiknek más időpontban vagy napon kell üzenetet küldenie.
Az eszköz használatához írjon egy üzenetet a Microsoft Outlook alkalmazásban, mint mindig. Mielőtt a Küldés gombra kattintana, válassza a lehetőséget Opciók> Egyebek lehetőséget az üzenet menüsorán. Ezután válassza ki Késleltetett üzenet. A Tulajdonságok menüben Ne küldje el a kiválasztás előtt válassza ki az üzenet elküldésének napját és idejét, majd kattintson a Bezárás.
Az el nem küldött üzenetek elküldésükig a Microsoft Outlook Kimenő üzeneteiben vannak. Bármikor duplán kattinthat az üzenetekre, hogy azonnal vagy máskor elküldhesse őket.
Az időzóna módosítása
Amint a világjárvány véget ér, az emberek mind országosan, mind nemzetközi szinten többet fognak utazni. Ebben az esetben módosítania kell az időt a Microsoft Outlook naptárban. Ennek során az e-mailjeiben és a naptáraiban a pontos idő jelenik meg - addig, amíg hazatérve nem kell megváltoztatni őket.
A Microsoft Outlook alkalmazásban válassza a lehetőséget File> Options> Calendar a módosítások elvégzéséhez a megfelelő időzóna kiválasztásával.
Módosítsa az időzónát
Ha külföldre utazik munkába, az értekezletek és a naptárbejegyzések nem mutatják a pontos időt. Ennek kijavításához módosítania kell az időzónát a következővel: File> Options> Calendar. Miután ezt megtette, az e-mailjeinek és a naptárainak megfelelő a helyi idő.
Használja az Olvasási és kézbesítési nyugtákat
Végül az egyik legjobb Microsoft Outlook tipp az olvasási és kézbesítési bizonylatok használata. Aktiválásakor tudni fogja, hogy mikor érkezett e-mail, vagy a címzett elolvasta az üzenetet. A funkciót üzenet alapján aktiválhatja a kattintással Opciók> Követés> Szállítási nyugta kérése vagy Kérjen olvasási nyugtát.
Az e-mailek olvasása nem feltétlenül hosszú napi folyamat. Ezeknek a Microsoft Outlook-tippeknek a segítségével kezelheti üzeneteit és folytathatja a napot.
Amíg vársz Microsoft One Outlook, tudj meg többet Microsoft Outlook iPad-en és hogyan szinkronizálja a Outlook Naptár a Google Naptárral.
Házi használatra a Microsoft 365 csomag jelenleg háromféle változatban kapható, beleértve a Family, Personal, valamint a Home & Student tervet. Az első ára 100 USD / év (vagy 10 USD / hó), és magában foglalja a Word, az Excel, a PowerPoint, a OneNote és az Outlook for Mac programot, és legfeljebb hat felhasználó számára hasznos. A személyes verzió egy személyre vonatkozik, és havi 70 dollár / év vagy 6,99 dollár. A hallgatói terv egyszeri 150 dolláros vásárlást tartalmaz, amely magában foglalja a Word, az Excel és a PowerPoint programokat.
Az üzleti felhasználók választhatnak az Basic, a Standard és a Premium csomagok közül, kezdve havonta 5 USD-től.