Mik azok az Outlook PST-fájlok, és miért kell használni őket… vagy sem?

Magyarázat

ÁltalSteve Krause

Utolsó frissítés dátuma2021. október 27

Szinte mindenki, akivel a munkahelyemen beszélek, panaszkodik a vállalati e-mail fiókja méretére. Általában ez nem probléma (de az emberek még mindig panaszkodnak), mert amikor egy postaláda megközelíti a határt, a legtöbb Az e-mail szerverek (például a Microsoft Exchange) figyelmeztetik a felhasználót, hogy megtisztítsák a postafiókot, mielőtt a szerver érvényesíti mérethatárokat a szerverről történő küldés/fogadás korlátozásával.

Nos, ez mind Fine és Dandy ADDIG… ha nyaralni mész néhány napra, az e-mail méretére vonatkozó figyelmeztetések jönnek-mennek, aztán bam! A postaládája megtelt, és már nem tudja küldeni/fogadni az e-mailt a mobiljáról vagy akár az OWA-ról (Outlook Web Access). Milliószor kaptam a hívást. Az iPhone-om nem tud e-mailt küldeni, segíts!

• Szóval mit kéne tenni?
• Van megoldás ezekre a nem kellően méretű postaládákra?
• Mit tegyek, mielőtt elmegyek nyaralni?

Most bemutatom a hírhedt (IT szerint) Outlook PST fájl.

Mik azok az Outlook .PST fájlok?

• Az Outlook Data Files vagy a Microsoft Outlook .PST fájlok (mint ismertebbek) hozhatók létre a Microsoft Outlook az e-mailek és mellékletek áthelyezéséhez vagy másolásához a kiszolgálói postafiókból a helyi fiókba PC. Lényegében ez egy helyi archívum vagy tárolófájl, amelyet az e-mailek és a mellékletek számítógépe merevlemezén, USB-meghajtóján vagy szervermegosztásán való tárolására hoz létre (attól függően, hogy hol hozza létre és tárolja).

Mennyit tárolhat az Outlook .PST fájljaiban?

• Az Outlook 2003/2007 előtt a .PST-fájlok csak 2 gigabájtnyi e-mailt és mellékletet tudtak tárolni. Az Outlook 2003 és az Outlook 2007 formátuma megváltozott, így a .PST fájlok szükség szerint 20 gigabájt fölé nőttek, kivéve, ha az alapértelmezett konfiguráció módosul.
• Őszintén szólva, ne hagyd, hogy 20 koncertet kapjanak. Ez egy sokkal jobb ötlet, ha a .PST-fájlok nem lehetnek nagyobbak néhány koncertnél. Ha több tárhelyre van szüksége, a létrehozás helyett hozzon létre egy új .PST-fájlt hatalmas .PST archívum. Minél nagyobb a .PST fájl, annál nagyobb a sérülés és az adatvesztés esélye (plusz annál nehezebb lesz biztonsági másolatot készíteni a rosszfiúkról.) Annyi .PST fájlt csatolhat fájlokat az Outlook-kliensbe, ha szüksége van rá, ezért egyszerűen válassza szét az e-mailjeit logikusan több .PST-fájl között, ha néhány GIG-nél több régi fájlt kell tárolnia. email.
• TIPP – Ha .PST-fájlokat használ a régi e-mailek archiválására, tömörítse azokat, miután az összes régi adatot bemásolta. Az e-mail általában csak szöveg, így NAGYON szépen tömöríti.

Hogyan hozhatok létre Outlook .PST fájlokat?

• KÖNNYŰ, itt van néhány útmutató Outlook 2007, 2013, és 2016.

Miért érdemes .PST fájlokat használni/létrehozni? Előnyök?

Postafiók mérete

• Emlékszel a cikk első bekezdésére? A legtöbb e-mail rendszergazda korlátozza a vállalati postafiókok méretét. Minél nagyobb a postafiók, annál több lemezterületre van szükségük, annál több biztonsági mentést kell készíteniük ÉS annál több IDŐre van szükségük a biztonsági mentések elvégzéséhez.
• Ha e-mail-csomagoló vagy (mint én), akkor egy 200 megabájtos postafiók egyszerűen nem vágja le. Itt jönnek be a .PST fájlok. Csak hozzon létre egy .PST-fájlt, és húzza bele az e-mailt. Úgy működnek, mint egy szokásos postaláda-mappa az Outlookban. Drag and Drop. Ez egyszerű! Fórum>.
• A Windows Search legújabb verziói indexeli a postafiókját ÉS az összes helyi .PST fájlt (konfigurálható) amelyek szinte azonnali hozzáférést tesznek lehetővé az összes e-mailhez a Microsoftba épített keresési funkciókon keresztül Outlook.

Biztonsági mentés és katasztrófa utáni helyreállítás

• Ha nincs (vagy nem bízik benne) e-mail rendszergazdája, aki rendszeresen biztonsági másolatot készít az e-mail szerveréről, akkor másolja az e-maileket (igen, nem kell Áthelyezheti a leveleket .PST-fájlokba, azt is átmásolhatja) helyi .PST-fájlba. Ez egy gyors és egyszerű módszer annak biztosítására, hogy az e-mailjeit visszaállítsa egy DR-kiszolgálón forgatókönyv.

Hordozhatóság

• A .PST-fájlok hordozhatóvá teszik az e-mailt. Tegyük fel például, hogy e-maileket szeretne áthelyezni egyik postafiókból a másikba. Például, ha megváltozik a munkahelye, és szeretne néhány régi e-mailt hozni. Vagy esetleg szolgáltatót váltasz. VAGY esetleg át szeretné másolni személyes és munkahelyi e-mailjeit egy .PST-fájlba, tárolni egy kis USB-meghajtón, és mindig magánál tartani. Ahogy mondtam, a .PST fájlok nagyon hordozhatóvá teszik a leveleket. És igen, a GMAIL fiók is az, de ez a cikk nem a GMAIL-ről szól :)

Biztonság

• Tudta, hogy szinte lehetetlen nyomon követni/ellenőrizni, hogy informatikusa/részlege olvassa-e az e-mailjeit? A „Kényes” vagy „Bizalmas” e-mailek áthelyezése az E-mail/Exchange szerverről egy helyi .PST-fájlba, növeli a biztonságot.
• Jegyzet: A legtöbb informatikai részleg képes megragadni a .PST-fájlokat anélkül, hogy tudná, közvetlenül a munkahelyi merevlemezéről. Emiatt elengedhetetlen a számítógép merevlemezének további biztonságának alkalmazása. Hamarosan írok egy cikket erről a témáról, de most nézze meg ez cikk. Kicsit "GEEKY", ezért hamarosan egy cikkel fogok követni, amely elmagyaráz néhány lehetőséget a .PST-fájlok biztonságossá tételére.

Melyek a .PST fájlok használatának hátrányai?

Távoli hozzáférés

• Egyszer a mail megmozdult .PST-fájlba, az többé nem lesz elérhető a szerveren olyan távoli hozzáférésű alkalmazások használatával, mint az OWA vagy a postafiókjával SZINKRONIZÁLÓ mobiltelefonok. A .PST-fájlokban található e-mailek eléréséhez teljes Microsoft Outlook-klienst kell használnia. Egy kis USB-meghajtó segíthet ezekben a helyzetekben. Ez azonban még mindig nem olyan kényelmes, mintha az e-maileket a szerveren hagyná.

Az emberek nem fognak kedvelni, és lehetséges, hogy elveszítheti a munkáját

• A .PST fájlok idővel (attól függően, hogy hány e-mailt kap/megőrzött) SOK helyet foglalhatnak el a helyi számítógépen vagy egy kiszolgálómegosztáson, attól függően, hogy hol tárolja őket. Az informatikusok utálnak mindent, ami miatt bármin dolgoznak, hacsak nem az önéletrajzukat építik, ezért ha sok adatot helyeznek el valahová, ami miatt több lemezterületet kell vásárolniuk, az felzaklatja őket.
• A vállalati jogi és a legtöbb iratkezelési osztály nem szereti a .PST-fájlokat, mivel lehetővé teszik a végfelhasználó számára, hogy könnyen figyelmen kívül hagyja vagy megkerülje a vállalati dokumentumok megőrzési/megsemmisítési szabályzatát.
• A vállalati információbiztonsági csapatok sem szeretik a .PST-fájlokat, mert ha a Jogi erre kéri őket per vagy idézés esetén visszaszerezze az adatokat, a .PST-fájlok elkeseríthetik az adatok költségeit és erőfeszítéseit felépülés.

Rendszer és agy teljesítménye

• Minél több e-mailje van, annál több e-mailt kell követnie és feldolgoznia Önnek és számítógépének is.
• Mivel a Windows Search (vagy más e-mail-/rendszerindexelő) több e-mailt és mellékletet indexel, az index nagyobb lesz, ÉS a keresések tovább tartanak.

Így remélhetőleg minden kérdésére válaszoltam a Microsoft Outlook .PST fájlokkal kapcsolatban, és bemutattam néhány magas szintű előnyt és hátrányt. De ha valamit kihagytam, nyugodtan írjon megjegyzést, vagy tegye fel kérdését az oldalamra fórum.

Hogyan kell

Hogyan találja meg a Windows 11 termékkulcsát

Ha át kell vinnie a Windows 11 termékkulcsát, vagy csak az operációs rendszer tiszta telepítéséhez van szüksége rá,...

Hogyan kell

A Google Chrome gyorsítótárának, a cookie-k és a böngészési előzmények törlése

A Chrome kiváló munkát végez a böngészési előzmények, a gyorsítótár és a cookie-k tárolásában, hogy optimalizálja a böngésző teljesítményét az interneten. Az övé, hogyan kell...

Ajánlatok

Bolti áregyeztetés: Hogyan szerezzen online árakat az üzletben történő vásárlás során

A bolti vásárlás nem jelenti azt, hogy magasabb árat kell fizetnie. Az ár-egyeztetési garanciáknak köszönhetően online kedvezményeket kaphat vásárlás közben...