Az AutoArchive konfigurálása és kezelése az Outlook 2010 alkalmazásban

Az Outlook kezdete óta a Microsoft mindig magába foglalta az Archívumot és a Archiválás jellemző és Outlook 2010 sem kivétel. Az AutoArchive szolgáltatás automatikusan áthelyezi vagy törli a régebbi e-maileket az elsődleges postafiókból egy archív adatfájlba, amelyet a helyi merevlemezen tárol. Ezeket a fájlokat .PST fájloknak nevezzük. A múltban mikor Az Outlook .PST fájloknak 2 GIG-korlátjuk volt, az Archive szolgáltatás sokkal fontosabb, mivel archiválta a régebbi e-maileket az elsődleges .PST fájlból az Archive.pst fájlba. Ennek ellenére az Outlook 2010 .PST fájljainak 20 GIG-korlátjuk van; még mindig jó ötlet, ha hagyja, hogy kezeli a régebbi e-maileket, hogy a .PST fájlok kicsi legyenek, és a rendszer teljesítménye magas legyen!

Magyarázza meg újra az AutoArchive funkciót, kérlek!

Az AutoArchive csökkenti a postafiók méretét azáltal, hogy törli vagy áthelyezi a régi elemeket egy archív adatfájlba vagy .PST fájlba. A folyamat nagyjából ugyanúgy működik, függetlenül attól, hogy munkahelyi Microsoft Exchange-et, vagy IMAP-t vagy POP-ot használ otthoni vagy kisvállalkozásként. Ez lényegében olyan, mint hogy néhány papírköteget vegyen le az asztaláról, és a fent említett módon szervezett gyors hozzáférésű szekrénybe vagy .PST fájlba helyezze. Ez a folyamat eltér a

exportáló kétféle módon. Az exportálás lehetővé teszi az e-mailek áthelyezését több különféle formátumba, míg az archiválás csak lehetővé teszi a régebbi e-mailek áthelyezését egy .pst fájlba, vagy az e-mailek teljes törlését. Az archiválás lehetővé teszi a könnyebb hozzáférést a régi e-mailekhez, mivel az Outlook navigációs ablaktáblájában van egy fül a számukra. Természetesen beállíthatja az AutoArchive programot a régi levelek törlésére is.

Az alapértelmezett AutoArchive engedélyezése az összes Outlook 2010 mappában

1. A Microsoft Outlookban, kettyenés az fájl menü és választOpciók.

2. A Beállítások menüben kettyenés az Fejlett fülre, majd kettyenés az AutoArchive beállítások gomb.

3. kettyenés a jelölőnégyzetet Az AutoArchive futtatása [14] naponként. Itt tovább testreszabhatja az Outlook 2010 AutoArchive beállításait, alapértelmezés szerint Az AutoArchive engedélyezése után a hat hónapnál régebbi leveleket az Archive.pst fájlba mozgatja (nem törli) fájlt. Azt javaslom, tartsa meg a Kérje meg, mielőtt az AutoArchive fut bejelölve, hogy értesítést kapjon bármilyen archívumról. Meg fog lepődni, milyen gyakran kérdeznek tőlem az emberek az eltűnt e-mailek miatt! Általában ez csak az AutoArchive funkció. Miután megkapta a beállításokat, ahol tetszik, kettyenésAlkalmazza ezeket a beállításokat most minden mappára.

Ha követette a fenti lépéseket, az AutoArchive engedélyezi az összes Outlook-e-mailt. Ha van egy mappa, amelyet ki szeretne zárni az AutoArchive programból, vagy ha csak néhány mappára szeretne vonatkozni, akkor ezt meg is tehetjük. Az Outlook 2010 lehetővé teszi az AutoArchive beállítások testreszabását az egyes mappákhoz, a következőképp.

Módosítsa az AutoArchive beállításait az egyes Outlook 2010 mappákhoz

4. Az Outlook alkalmazásban keresse meg a bal oldali navigációs ablakot. Onnan Jobb klikk bármilyen mappa és választTulajdonságok az AutoArchive házirend beállításához.

5. A megjelenő Beérkezett üzenetek tulajdonságai ablakban, kettyenés az Archiválás fület. Itt testreszabhatja ennek a mappának az AutoArchive beállításait, vagy akár teljesen letilthatja az AutoArchive alkalmazást.

Rendben, most már tudjuk, hogyan lehet automatikusan archiválni az egyes mappákat! De mi van, ha egyáltalán nem akarja használni az AutoArchive programot? Ha nem az automatikus funkció rajongója, akkor továbbra is használhatja az archiválást a kézi eljárás használatával.

Az elemek kézi archiválása

6. Az Outlookban kettyenés az fájl> Információ menü fülre, majd választTisztító eszközök> Archívum.

7. A megjelenő Archív párbeszédpanelen választ melyik mappák akarsz Archív. Ez a folyamat majdnem ugyanaz, mint az AutoArchive, kivéve, hogy egyszeri üzlet. Valami mást jelent, hogy felülbírálhatja a „Ne használja automatikusan az Archiválást” tulajdonságot, ha ezt néhány mappába alkalmazta, de ez nem kötelező.

Hol vannak az Outlook archivált elemei?

8. Az Outlook programban az archivált elemeket a bal oldali e-mail navigációs panelen található Archívum mappából érheti el.

9. Az archívumokat az Outlook .pst fájlból is elérheti, ahol tárolják. Meg lehet jutni oda csattanó az Fájl> Megnyitás menü fül és kiválasztásaNyissa meg az Outlook adatfájlt.

10. Alapértelmezés szerint az Outlook archívum .pst fájl helye:

% UserProfile% DocumentsOutlook Files

Ha korábban még nem használta az Archiválást az Outlookban, próbálja ki! Ez biztosan segíti a dolgok tisztaságát, és a régi, nem használt e-mail elemeket eltávolítja az Elsődleges postafiók / .PST fájlból. Ez egy jó módszer a .PST fájlméret ellenőrzésének fenntartására is, amely mindig segít a rendszer teljesítményében!