Miért utálom a papír nélküli nyilatkozatokat és hogyan tudok velük együtt bánni?

Hogyan kell

ÁltalDave Greenbaum

Utoljára frissítve:2019. július 23

Úgy tűnik, hogy minden második héten egy olyan társaság tapasztalom, amely ösztönöz engem a papír nélküli számlázásra. Megvesztegetnek, de megtanultam a kemény módszert a „kényelem” elleni küzdelemre, és mindig egy igazi számlát választottam. Amikor elvesztettem a csatát, kidolgoztam néhány hasznos stratégiát a problémák megelőzésére.

Értékesítési vonal papírmentes számlázáshoz

Mindent hallom. A papír kockázatos. Valaki beragadhatja számláját a postafiókjából, és ellophatja személyazonosságát. Ellophatják a kukából. Óh ne! Természetesen, ha meglátják a számlát, rájönnek, hogy nincs sok lopniuk. A papír kellemetlen. Papírhalmok halmozódnak fel, és ezzel foglalkozni kell. Ha utálod a rendetlenséget, utálod a papírt. Gyűlöli a papírboríték kinyitásának és a számla elolvasásának a gondját. Lehet kapni egy papírvágót! Mindenekelőtt a papírmentes a környezet számára jobb.

A kevesebb papír azt jelenti, hogy kevesebb a fák.

Ezeknek az előnyöknek van némi igazsága számukra. A tolvaj ellophat információkat a postafiókjából, és problémákat okozhat. Megszerezhetik a számlaszámokat, és felhasználhatják azokat egy célzott szociális mérnöki csaláshoz. A papír felhalmozódik. Tudom, hogy ezeket a dolgokat minden hónapban be kell nyújtanom. Tiszteletben tartom az elektronikus nyilatkozatok környezetvédelmi aspektusait is. Mindent újrahasznosítom, és én is gyűlölet a levélszemét.

A lágy eladás és a kemény eladás, hogy válthasson

Néhány eladó megadja a lágy eladást. Rajzban fognak beadni, hogy ingyenes termékeket vagy szolgáltatásokat szerezzenek. Az AT&T nemrégiben azt mondta nekem, hogy rengeteg pontot szerezhetek számlámért, de csak akkor, ha papírmentes számlázást végezek. Néhány helyen kínáltak számlakivonatot vagy ajándékkártyát. Még mindig kitartottam.

A nehezebb eladás az, hogy nem tudom letölteni a pénzügyi adatokat olyan szolgáltatásokra, mint a Mint vagy a Quicken, hacsak nem papírozom. A bankom most 2,00 dolláros díjat számít fel, ha havonta nyilatkozatot akarok. Azt hiszem, a papír nagyon drága számukra.

A papír nélküli számlázás elleni érv

Nemzeti Fogyasztói Jogi Központ (NCLC) elemezte a papírmentes számlázást és úgy találta, hogy a koncepció nem fogyasztóbarát. Néhány ok nyilvánvaló, például a szélessávú hozzáférés és az idősebb fogyasztók technikai hozzáértése.

Még a tech-hozzáértésnek is óvatosnak kell lennie a papírmentes számlázás során. Mindannyian e-mailen szólnak. Első pillantásra nem tudja megmondani, hogy ez egy számla vagy promóció az e-mailben. Ha nem vigyázol a marketing üzenetek letiltására, akkor valószínűleg sem Ön, sem a spamszűrő nem tudja megmondani a különbséget.

A kicsiről szólva, mivel egyre több ember ellenőrzi az e-maileket a mobiltelefonon, ezeket az állításokat nehezebb olvasni. Ha papírmentes számlája csak egy pdf, akkor rendkívüli látásra vagy állandó kézre van szüksége az egyes díjak megcsipkentéséhez és nagyításához. Valószínűbb, hogy „jól néz ki”, és továbbmegy a következő e-mailre. Ha a számlák automatikus fizetésűek, akkor nincs sok oka a nyilatkozatok elolvasására. Ez a „kényelem” miatt el kell hagynia azokat a hibákat, amelyek pénzbe kerülnek. Ha egy tolvaj kipróbálná a hitelkártyáját, mindig láthatja ezt a kis díjat?

A papírszámlák emlékeztetnek bennünket, hogy esedékes. Amikor megkapja ezt a papírt, van egy esedékesség dátuma, amelyet vigyáznia kell. Lehet, hogy feladja a hűtőszekrénybe, vagy átruházhatja házastársára vagy könyvelőjére. A rendetlenség és a kezelés vagy a papír funkció, nem hiba. Ez a szolgáltatás segíti az idősebb fogyasztók családtagjait a számlák nyomon követésében.

Végül az NCLC rámutat arra, hogy a papír a fiókja állandó nyilvántartása. Vita esetén időzített pillanatfelvételt készít. Ha hibát követnek el, akkor van bizonyítéka, hogy megfizette a számlát. Ha ellenőrzés alatt állnak, mindent papíron kapsz. Ha egy fogyasztó elmúlik, ez az állandó nyilvántartás segít a családtagoknak hiányzó számlák megtalálásában.

Ha a számlaadatok mind elektronikusak, akkor a számítógépek és az e-mailek kockázatainak kitéve. Ha hackerek vagy jelszavak megsértése miatt elveszíti hozzáférését e-mailjéhez, akkor hiányzik az elektronikus számlák. Az eladók rámutatnak, hogy a fizikai levél veszély. Valószínűbb, hogy egy e-mailt feltörnek vagy elfogtak, mint bárki más, mint a postai levelező. Ha figyelembe vesszük azt a forgatókönyvet, amikor egy családtag elmúlik, hetekbe telik, mire bekerülnek e-mailbe. A fizikai számlák és nyilatkozatok azonban továbbra is jönnek, és bárki megnyithatja azokat.

Még ha szorgalmas és is készít minden számlájának PDF-jét, nehéz lehet, hogy megtalálják azokat. A letöltött állítások többsége általános nevekkel rendelkezik, mint például „pareiškás_03_05_16” vagy valami rejtélyes. Használhatom a Spotlight szoftvert a Mac számítógépemen, hogy megtaláljam őket, de nem mindig ez a helyzet.

Szörnyű tapasztalataim a papír nélküli számlázással

Van néhány. Megkezdem a vállalkozásom hitelkártya-feldolgozásával. Ez a társaság nem adott lehetőséget a fizikai nyilatkozatokra. Mind online. Egy nap véletlenszerűen úgy döntöttek, hogy bezárják a számlám. Nem tudom, miért, de úgy gondolom, hogy ennek valami köze volt a hitelképességemre helyezett biztonsági befagyasztáshoz. Elvesztettem a hozzáférést az összes korábbi befizetési bizonylatomhoz. Néhány napig nem egyeztettem, és kizártam az adataimat. Nem tudtam, ki fizeti a vállalkozásomat. A legjobb, ha a feldolgozó vállalat megtenné, ha telefonon beszél. Nem volt semmi, amit beszámolnék a könyvelőmnek az év végi adókkal kapcsolatban. Szerencsére minden a Quickbooksban volt, és megkaptam a belső bevételeket, hogy mindent újra létrehozhassak. Ezt az eseményt meg kellett volna tanítania, hogy PDF-el készítsem a számlakivonatomat, de nem az.

Miután Costco átváltott az American Express-ről a Citibank-ra, újra megsérült a papír nélküli számlázás. Szorgalmas voltam, és minden hónapban megkaptam a PDF-fájlokat. Aztán elfoglaltam és néhány hónapra elfelejtettem. Amikor lettem letölteni, megütöttem ezt a képernyőt.

Szerencsére ez az információ a Citibank számláján volt, tehát válság elkerülésére került sor. Ez az eset arra késztett, hogy a számítógépemre (és magamra) sikoltozni tudjak arról, hogy felelős vagyok a papír nélküli számlázásért.

Máskor vitatkoztam az orvosom irodájával. Cseréltek számlázó cégeket. Hirtelen számlám volt 4 évvel ezelőtt, mondják, hogy nem fizették meg. Aztán fenyegették a gyűjtést. Én természetesen nem tudtam online hozzáférni a régi számlázási rendszerhez, bár azt állították, hogy meg tudják tenni. Csak akkor küldték el számláik másolatát számlájukról, amikor eltávolították a terhelést. Faxolni kellett, mert nem fogadnak el e-maileket, bár a számlákat e-mailben küldik el. Menj ábra.

A helyzetem nem egyedi. Ha bezár egy fiókot, általában elveszíti a hozzáférést a korábbi információkhoz. Ha később felfedez egy olyan problémát, mint például a túlterhelés, akkor problémái lehetnek az ártatlanság bizonyításával. Egy barátomnak volt ez a problémája, amikor egy set-top boxot visszaküld a kábelszolgáltatójának. Számláját automatikusan befizette a bankján keresztül, és utolsó számlája extra 200 dollár volt. Megpróbálta felhívni a kábelszolgáltatót, de nem volt a számlaszáma, és nem tudtak róla információt találni. Csak az ügyfélszolgálati munkatársak találtak aktív ügyfeleket. Csak akkor kezdte el megoldani a gyűjteményeket, amikor átkerült a gyűjteményekbe.

A papírmentes számlák elfogadásának helyes módja

Ha ez nem fizet neked, kerülje el őket

Környezetvédőként utálom az extra papírt. A fent említett okok és az NCLC cikkben szereplő részletek miatt mindig a papírt választom. Semmiféle megvesztegetés nem fogja meggyőzni a váltást. Ha viszont fizetni fogsz, valószínűleg megbánom. Néhány év múlva megrázom és újrahasznosítom ezeket a kijelentéseket, így továbbra is kissé környezeti vagyok.

A marketingüzenet letiltása és az e-mail szűrők létrehozása

Az e-mail nyilatkozatok egyik problémája a legitim tranzakciós üzenetek válogatása a promóciós üzenetekből. Ellenőrizze az egyes társaságok marketing üzenetekkel kapcsolatos irányelveit és lemondás vagy leiratkozás amennyit csak tudsz. Ne csak spamként jelölje meg őket az e-mail programjában; Lehet, hogy az Ön e-mail programja tőlük érkező összes üzenetet spamként kezel. Ez azt jelenti, hogy hiányolni fogja nyilatkozatát.

A kijelentéssel ellátott e-mail üzenet általában azonos tárgysorral lesz. Megjegyzem, hogy ez az üzenet soha ne kerüljön levélszemétbe. Beállítottam a Gmailt, hogy az üzenethez egyedi címkét és csillagot adjon, tehát mindig emlékezni fogok az ellenőrzésre.

Állítson be emlékeztetőket számlák letöltésére (és fizetésére)

Ha papírmentes számlázást hajt végre, akkor nem kap emlékeztetőt a postai levélben, hogy számlát kell fizetni. Mivel sokan automatikusan fizetnek be banki átutalással vagy hitelkártyával, lehet, hogy figyelmen kívül hagyják ezt a havi kimutatást. Ne csináld ezt a hibát. Kockáztatja, hogy hiányzik a fiókkal kapcsolatos problémák.

Ehelyett kezelje a havi e-mailt úgy, mint egy találkozót a naptárában. Állítsa be ismétlődő találkozóként az állítások letöltéséhez a szállítótól. Ha e-mailben küldik el neked a számlát, és nincs letöltése, akkor alakítsa át ezt az e-mailt pdf-fájlba, és töltse le számítógépére. Az e-mailben történő megőrzése nem elég biztonságos, ha elveszítheti hozzáférését e-mail fiókjához. Minden hónapban le kell töltenie egy nyilatkozatot. Ellenkező esetben a korábban említett összes lehetséges problémával szembesül. Nem kell kinyomtatnia őket, de nem csak bízhat abban, hogy az információk akkor lesznek elérhetők, amikor szükség van rá. Ezért kell átvennie az irányítást.

Nyugdíjazási befektetési számlámnak nincs számlája önmagában, de van havi kimutatása. Minden hónapban emlékeztetőt állítok be ezen információk letöltésére. Bár e-mailt küldnek, hogy emlékeztessenek nekem a nyilatkozat letöltésére, szeretek proaktív lenni.

A letöltött nyilatkozatok rendezése és osztályozása

Miután letöltöttem egy jelentést, a következő lépés, hogy megváltoztassam a letöltött fájl nevét. Készíthet saját stratégiát, de az enyém a szállító neve, majd a számlaszám utolsó négy, majd a dátum. Például a bankszámlakivonatom lehet Bank_1234_01_12_16.pdf. Ezután minden fiókhoz létrehozom egy mappát, és odahelyezem. Van egy sima és használt mogyoróbokor hogy a kereskedő alapján áthelyezzék őket a mappába.

Biztonsági másolat készítése a számítógépről

Tudom, hogy már voltál mondta ezt sokszor, de azt is megismételhetjük. Noha valószínűtlen, hogy a papíradatai megsemmisülnek, a merevlemez meghibásodhat, vagy a számítógépet vírus sújthatja. Ha nem készít biztonsági másolatot, akkor nem lesz az a korábbi nyilatkozat adata, ha az összes elektronikus.

Próbálja ki a pénzügyi menedzsment szoftvert, mint például a Mint vagy a Quicken

Még ha letöltött jelentései is vannak, akkor nehéz lehet tranzakciót találni. Szeretem azt a hozzáadott biztonságot, amely egy online program nekem ellenőrzi az állításomat. Amikor problémáim voltak a Costco számlámmal, megtaláltam a szükséges anyagokat a pénzverdeben.

Fogadja el azt, amit nem tud megváltoztatni

Több vállalkozás halad ezen a papírmentes stratégián, és a számlakezelési terhet ró rád. Ha Ön elvégzi ezen nyilatkozatok kezelését, akkor megóvja eszközét. A papírmentes nem biztonságosabb vagy kényelmesebb, mint a papír, de ez a költségek elkerülhetetlen elmozdulása.