10 tipp a közösségi médiával kapcsolatos irányelvek megalkotásához vállalkozásához: A közösségi média vizsgáztatója

Irányelv. Piszkos szó lehet, különösen a közösségi média közösségekben.

Miért? A rosszul megírt közösségi média politikák korlátozzák, elrettentik és elpusztítják a közösségi média elkötelezettségét - pontosan szemben amit a vállalkozások szeretnének.

Azonban, nagyszerű közösségi média-irányelvek támogatják, védik és erősítik a magas színvonalú elkötelezettséget. A felhatalmazásról és a bizalomról szól.

Mint Beth Kanter írja:A bizalom olcsóbb, mint az irányítás.”

Ez a cikk elmagyarázza, hogy a közösségi médiára vonatkozó irányelvek miben különböznek a többi irányelvtől, és mit nyújtanak Önnek 10 tipp a hatékony közösségi média-politika kialakításához.

Miért a közösségi média irányelvei?

A közösségi média irányelvei eltérőek. A legtöbb irányelvben és eljárásban dokumentáljuk, mit kell tennie a személyzetnek bizonyos helyzetekben: „Ha ez megtörténik, tegye meg.” A közösségi média számára nem lehet pontosan tudni, hogy milyen helyzetek adódhatnak - vagy sok esetben - a személyzet hogyan kezelje őket a legjobban. Minden közösségi média hálózat és kapcsolat egyedi, és a közösségi média környezete naponta változik.

A kockázatok bizonytalanok. A bíróságok folyamatban vannak a törvények értelmezése a közösségi média vonatkozásában. Amíg ez az értelmezési folyamat kiforrott - és ez el fog tartani évek – szervezetek végleges útmutatás nélkül működnek. A felmerülő kérdések a következők lehetnek: az alkalmazottak és / vagy az ügyfelek titkossága, a munkaügyi kapcsolatok, a márka megsemmisítése, a téves kommunikáció, a spamelés stb.

Bizonytalan környezet és tisztázatlan kockázatok esetén hogyan lépjünk előre?

Több száz minta a közösségi médiáról az interneten. Ha kiindulópontot keres, biztosan talál ötleteket itt és itt.

Működő politikák létrehozása érdekében - tényleg működik - nekünk kell először megalapozta az alapokat.

Itt vannak 10 megvalósítható stratégia Ma.

# 1: Gyűjtsd össze a csapatodat

A közösségi média politikáját nem egy személy írhatja meg egyedül. Ennek egyedinek kell lennie a szervezete számára, és ideális esetben tartalmaznia kell sok különböző ember részvételét különböző készségekkel.

A csapat megközelítése biztosítja, hogy a legfontosabb kockázati területeket megfelelően kezeljék és hogy a felmerülő jövőbeni kihívásokat megfelelően kezelik.

A közösségi médiában közvetlenül részt vevő alkalmazottak mellett a potenciális csapat tagjai lehetnek: vezérigazgató, HR igazgató, IT igazgató, marketing / fejlesztési igazgató, program / részleg igazgató, közösségi médiában jártas ügyvéd és legalább egy digitális bennszülött.

Ne aggódjon, ennek a csapatnak nem kell minden tagjának tisztában lennie közösségi média tevékenységének meghitt részleteivel. Gondoljon így: ha válság lépne fel, milyen információra van szüksége a csapatának (a társadalmi média és jogi tájak, valamint szervezete és értékei) annak érdekében, hogy megfelelően reagálhassunk a társadalmi kérdésekre média?

# 2: A kultúra létrehozására összpontosít

A közösségi média szerves. Minden nap változik. A bürokratikus politikák valószínűleg nem lesznek sikeresek. Ehelyett az innováció, az ötletmegosztás, a problémamegoldás és a kreativitás kultúráját szeretnénk. Közvetlen kapcsolat van a belső szervezeti kultúra és a politikák között. Valójában az általunk írt politikák alakítják kultúránkat.

Az irányelvek írása közben olyan folyamatokat tartalmaz, amelyek megerősítik az értékelés és a tanulás kultúráját. Íme néhány megfontolandó kérdés:

• WHO szerepel a közösségi média csapatában?
• Milyen gyakran találkoznak?
• Hogy van kezelt problémák / kihívások és ki által?
• Hogyan dokumentumcsoportos tanulás?
• Hogy fogunk értékelje sikereinket és tanulni a kudarcainkból?

A házirendjeiben megteheti ismerje el a közösségi média kulturális értékeit, az átláthatóságot, a következetességet, a kapcsolatot, a kreativitást és a gyorsaságot. Ezeket az értékeket szem előtt tartva olyan folyamatokat építsen fel, amelyek hangsúlyozzák a képzést, támogatást és értékelést.

Ha a közösségi média kultúra fogalma új számodra, nézd meg a 26 Ígéretes közösségi média-statisztika kisvállalkozások számára. Nagyszerű áttekintést nyújt a közösségi média tájáról és arról, hogy miért érinti a vállalkozásokat.

# 3: Fontolja meg a jogi következményeket, beleértve a Nemzeti Munkaügyi Kapcsolatok Felülvizsgálati Testületét (NLRB)

A közösségi médiával kapcsolatban felmerülő bírósági ügyek közül sokan munkaügyi kapcsolatok. A nemzeti munkaügyi kapcsolatokról szóló törvényt (NLRA) elsősorban a munkavállalók szervezkedési jogainak védelme érdekében fogadták el.

Hagyományosan az alkalmazottak szervezése személyesen vagy telefonon történt. A közösségi média megjelenésével online is zajlik. Nem számít, hogy az alkalmazottak szakszervezetek-e vagy sem; joguk van megvitatni munkatársaikkal a foglalkoztatás feltételeit.

Ez azt jelenti, hogy a munkakörülményekről még a Facebookon végzett alkalmi beszélgetések is védettek lehetnek az NLRA értelmében. Minden helyzet más, de a lényeg: legyen nagyon óvatos, ha elmondja az alkalmazottaknak, mit tehetnek és mit nem a saját személyes közösségi oldalakon. Ez a nyelv gyorsan visszaüthet.

2011 augusztusában a Az NLRB emlékeztetőt adott ki ezek közül 14 esetben. Ez a feljegyzés magyarázatot adott az esetekre, valamint a meghozott döntések indoklását. Nagyon ajánlom a munkaadóknak olvassa el ezt a feljegyzést, és ossza meg mindenkivel a közösségi média csapatában.

# 4: Válassza el az általános irányelveket a helyspecifikus irányelvektől

A közösségi média minden nap változik. Ha az irányelvei szűken egy adott közösségi oldalra irányulnak, akkor azok elég hamar elavultak. Általában a politikának meg kell összpontosítson az összképre: ki mit csinál (szerepek és felelősségek), általános áttekintés arról, hogyan tudják / nem tudják megtenni (például a törvényi megfelelés és a márkajelzés) és miért csináljuk egyáltalán (cél és értékek).

Külön írásos irányelvek hozhatók létre egy bizonyos közösségi oldal furcsa sajátosságainak rögzítésére. Ezek az irányelvek óriási segítséget nyújtanak a személyzet cseréje esetén. A folyamata az irányelvek kidolgozása segít a személyzetnek abban, hogy jobban megértse és elmagyarázza, mit és hogyan csinál.

# 5: Ne feltalálja újra a kereket

Valószínű, hogy már számos olyan belső irányelv van érvényben, amely a közösségi média tevékenységeire vonatkozik. Ide tartoznak az adatvédelemre, a fényképekkel kapcsolatos hozzájárulásokra, az internethasználatra, a mobiltelefon-használatra és sok másra vonatkozó irányelvek.

tudsz hivatkozjon ezekre az irányelvekre a közösségi média irányelveiben, különös tekintettel a közösségi médiában esetlegesen jelentkező alkalmazásbeli különbségekre.

Például előfordulhat, hogy mobiltelefon-használati szabályzata jelenleg nem tárgyalja a mobiltelefon kameráiról származó fényképek használatát. Köszönet geocímkézés, a mobiltelefonok által készített fényképek szinte általánosan tartalmaznak digitális kódolást, amely elárulja a pontos helyét a fénykép dátumán és időpontján. Ha mobiltelefon kamerával készített fényképet tölt fel közösségi oldalaira, akkor a szükségesnél több információt adhat át.

A közösségi média politikája ezt figyelembe veheti azzal, hogy előírja a személyzet számára szoftver használatával szüntesse meg a földrajzi címkézési információk fényképeit, mielőtt a fényképeket feltennék.

# 6: Tartalmazza a külső szabályozásokat

A legtöbb jogi szabályozás (beleértve a HIPAA-t, a FERPA-t, a tisztességes foglalkoztatást stb.) Online és offline egyaránt hatályos. Használja a közösségi média irányelveit arra, hogy emlékeztesse a munkavállalókat arra, hogy ezeket a szabályokat be kell tartani. Ahol lehetséges, mondjon kifejezett példákat arra, hogy milyen típusú viselkedés nem elfogadható.

P.S.: Ez egy jó alkalom arra, hogy átgondolja a vállalati megfelelőségi tréninget. A közösségi média életünk és vállalkozásunk szinte minden aspektusát érinti. Ha az adatvédelemről, a titoktartásról, a márkajelzésről stb. Szóló képzésein jelenleg nem vitatják meg a közösségi médiát, itt az ideje, hogy felvegye.

# 7: Hozzon létre két házirendet

A legjobb gyakorlatnak tekinthető két közösségi média politikája van: az egyik a közösségi médiát munkájukhoz használó alkalmazottak számára, a másik pedig a közösségi médiát személyes életükben használó alkalmazottak számára.

Az első, a munkával kapcsolatos tevékenységekre összpontosító politikának meg kell történnie fedezzen le mindent, amiről itt tárgyaltunk: a csapat meghatározása, a szerepek és felelősségek megfogalmazása, a márkaépítés irányelvei, valamint annak tisztázása, hogy milyen belső és külső politikákat kell betartani.

A második politikának, amelynek középpontjában a közösségi médiát személyes életükben használó alkalmazottak állnak, meg kell tájékoztatást ad az alkalmazottaknak arról, hogy mit mondhatnak és mit nem mondhatnak el az Ön cégéről a személyes webhelyükön.

Egyes szervezetek - beleértve a katonai szervezeteket és az egészségügyet is - ezt akarják legyen nagyon konkrét, hogy az alkalmazottak mit nem szabad online megosztaniuk.

Például az üzleti titkokat, az ügyfelekkel kapcsolatos információkat és még az alkalmazottak tartózkodási helyét is szigorúan bizalmasan kezelhetik. Más szervezetek is szeretnék ösztönözze az alkalmazottakat, hogy márkanagykövetként tevékenykedjenek. Néhányan odáig mennek, hogy útmutatást adnak arról, hogyan lehet online beszélni a cégről. Azonban szeretné, ha alkalmazottainak tetszik beszélje meg (vagy ne vitassa meg) a vállalatát online, adjon útmutatást nekik.

Két óvatossági szó: 1) Veszélyes megkövetelni, hogy az alkalmazottak saját személyes közösségi médiafiókjukat használják az online kapcsolatfelvételhez a vállalatával. Lehet, hogy ezt választják, de ez legyen a választásuk. Az utolsó dolog, amelyet bármelyik vezető szeretne, az az, hogy többet megtudjon a munkavállaló magánéletéről, mint amennyit tudnia kell. 2) Az irányelv megírása előtt olvassa el újra a 3. tippet és a Nemzeti Munkaügyi Kapcsolatok Felülvizsgálati Testületének emlékeztetőjét. Ez sok fejfájást takaríthat meg az úton.

# 8: Hangsúlyozza az oktatást

Homályosak a határok személyes és szakmai életünk között. A legtöbb alkalmazott nem ismerte fel teljesen azokat a kihívásokat, amelyek a magánélet csökkenése következtében kialakulhatnak. A régi mondás az volt, "Ami Vegasban történik, az Vegasban marad." Ma egy pontosabb nyilatkozat az, "Ami Vegasban történik, az a Facebookon marad."

Miközben olvastam a közösségi médiával kapcsolatos bírósági ügyeket, számomra úgy tűnik, hogy sok esetben tudatlanságból, nem pedig rosszindulatból fakad a munkavállaló. Sok alkalmazott nem gondolta át teljesen a kibermagatartás következményeit. Azzal, hogy munkatársaik kiberbiztonsági oktatást nyújtanak, a munkáltatók megelőzik a problémákat, mielőtt még nekikezdenének.

Ahogyan két politikája van, az egyik a munkával kapcsolatos tevékenységekre, a másik pedig a közösségi médiát a személyes életükben használó alkalmazottakra vonatkozik, az alkalmazottak oktatása is két lépést követhet:

• Munkahelyi képzés biztosítása a szervezet nevében közösségi médiával foglalkozó munkatársaknak. A folyamatos, rendszeres képzés segít fenntartani a szervezet aktualitását, és lehetőséget nyújt a személyzet számára, hogy kapcsolatba lépjen másokkal a területen.
• Oktassa az összes személyzetet az internet biztonságára. Ez az oktatás magában foglalhatja, hogyan védhetjük meg magunkat a számítógépes bűnözéssel szemben, és hogyan lehet megalapozni és megvédeni online hírnevünket.

A felelős internetes magatartás terén a munkáltatóknak egyedülálló lehetőségük van oktatásra, nem pedig megbízásra. Ez az elkötelezettség tiszteletet mutat az alkalmazottak iránt. Az alkalmazottak értékelik őket, megbíznak bennük és inspirálják őket. Mindenki profitál.

# 9: Kérjen meg egy ügyvédet, hogy nézze át a házirendet

A jogi tanácsadás kritikus fontosságú. Könnyű félrelépni, különösen a munkaügyi kapcsolatok területén. Győződjön meg róla kérdezzen meg egy ügyvédet, akinek van tapasztalata a környéken - adóügyvéd barátja nem lesz sok segítség.

A jogi felülvizsgálat drága lehet; a per azonban hatványozottan költségesebb lenne.

# 10: Ne hagyd, hogy összegyűjtse a port

A számítógépes környezet gyakran változik. A közösségi média irányelveit legalább félévente felül kell vizsgálni. Hagyja, hogy a csapat minden tagja külön-külön, majd együtt nézze át az irányelvet.

Kérdezd meg magadtól, hogy ez még mindig releváns? Segít ez a munkánk elvégzésében? Hogyan változott a közelmúltban a közösségi média környezete? Van-e jogi frissítés?

A közösségi média politikája nem a legizgalmasabb része a közösségi médiának; Ha azonban jól fejlettek, támogatni, felhatalmazni és bevonni a személyzetet, miközben viszont bevonják az ügyfeleket.

Mi a véleményed? Mi a legjobb tanácsod egy közösségi média-politikát író vállalat számára? Kérjük, kérdéseit és észrevételeit hagyja az alábbi mezőben.