A Microsoft Word űrlapok automatizálása az egyedi mezőkkel

Hogyan kell

ÁltalRyan Dube

Utoljára frissítve:2019. február 11

Akár diák, akár irodai dolgozó, szinte mindenkinek szüksége van időről időre dokumentumokat használni. Néhány feladat megköveteli, hogy ugyanazokat a leveleket, űrlapokat vagy más dokumentumokat készítsen rendszeres ütemterv szerint. Az egyedi mezők használata a dokumentumokban sok időt takaríthat meg. Itt van egy pillantás arra, hogy mi ezek és hogyan lehet őket használni.

Mik az egyedi mezők?

Az egyedi mezők lehetővé teszik egy általános dokumentum készítését, amelyet más célokra is felhasználhat. Ezzel lehetővé teszi a folyamatok korszerűsítését, és nagyon hatékony munkatárssá vagy hallgatójává teheti.

Az egyéni mezők sokféle módon használhatók. Készíthet egy űrlapot egyéni mezőkkel, amelyek segítségével testreszabhatja azt, akinek küldi. Ezek segítségével felmérést vagy adatgyűjtő űrlapot készíthet, amelyet újra felhasználhat, függetlenül a gyűjtött információtól. Ez a megközelítés órák erőfeszítéseket takaríthat meg, mivel nem kell újra és újra létrehoznia a dokumentumokat.

Egyéni mezők létrehozása

Az egyéni mezők használata a Microsoft Wordben sokkal könnyebb, mint amire számíthat. Az első dolog, hogy eldöntse, milyen dokumentumot fog létrehozni, és mely szavakat vagy kifejezéseket fogja testreszabni.

Tegyük fel például, hogy levelet szeretne létrehozni, amelyet árajánlatok küldésére használ az ügyfeleknek. Írhat egyszer levelet, majd meghatározhatja a testreszabható betű azon területeit.

Tehát ebben a példában három egyedi mezőt kíván létrehozni; a címzett neve, a munkahelyek száma és a cég neve. Az egyéni mezők beállításához lépjen a Word Info menüjébe, és a képernyő jobb oldalán kattintson a legördülő nyílra a Tulajdonságok> Speciális tulajdonságok.

Ebben az előugró ablakban név szerint adhatja hozzá a címzett mezőt. Válassza a „text” -típust és értéket. kettyenés hozzáad, és akkor rendben.

A dokumentumban kiemelheti az eredeti levélben a „John” nevet. A Word menüben kattintson a Insert menüben kattintson a Gyors alkatrészek legördülő menüre, és válassza a Mezők lehetőséget. Kattintson a felbukkanó ablakban DOCPROPERTY alatt A mezők neve, és kattintson a Címzett (vagy bármi másra, amelyet megnevezte a mezőt) alatt Ingatlan.

Amikor rákattint rendben, ez frissíti a kiemelt szöveget a megadott mezővel (és a mező értékével). Most visszatérhetsz Speciális tulajdonságok ismét, és adja hozzá a többi mezőt.

Miután befejezte mindet, látni fogja az összes egyéni mezőt a Tulajdonságok doboz.

Ha bármikor megváltoztatja az egyéni mezők értékeit, és azért, hogy ezeket az értékeket aktualizálja a tényleges dokumentumban, akkor jobb egérgombbal kattintson a mezőre, majd kattintson a Szerkesztés mező.

Ha új levelet kell írnia egy új címzettnek, akkor nem kell a levelet írni a semmiből. Csak nyissa meg az utolsó címzett számára létrehozott dokumentumot, lépjen a Speciális tulajdonságok területre, és frissítse az új ügyfél összes mezőjét, akinek a levelet küldi. Frissítse az értéket, majd kattintson a gombra Módosít gomb.

Ez frissíti az értéket a Tulajdonságok szakasz. Miután az összes egyedi mezőt frissítette a Speciális tulajdonságok részben, visszatérhet a dokumentumhoz, kiemelheti a mezőket, és frissítheti azokat.

Miért érdemes használni az egyedi mezőket?

Az egyedi mezők használata fantasztikus módszer arra, hogy csökkentsék az időt, amelyet levelek írására vagy bármilyen írásbeli kommunikáció elküldésére fordítanak az emberekre. Ha rendszeresen meg kell tennie valami hasonlót, akkor hozzon létre sablonlevelet az egyedi mezőkkel, és soha nem kell újból írni. De számukra más felhasználási esetek is vannak.

Számlázás

Az egyik dolog, amit szinte minden vállalkozásnak meg kell tennie, az, hogy számlázik az ügyfeleket, akiknek termékeket vagy szolgáltatásokat gyártanak. Ha kisvállalkozás vagy, akkor nem biztos, hogy megfizetheti azt a számviteli szoftvert, amely számlákat állít elő az Ön számára, ezért a számlákat a semmiből kell elkészítenie.

Sok kisvállalkozás-tulajdonos az Excel vagy a Word használatával választja ki a számlák összeállítását. A Word használata esetén korszerűsítheti a számlázási folyamatot azáltal, hogy az egyes oszlopok minden sorát egyéni mezőkké alakítja. Csak el kell hoznia egy egyedi mezőt minden cellához, akárcsak a fenti levélpélda minden mezőjéhez. Ezután készítse el az első „sablon” számlát, és csak tegyen „N / A” minden cellába.

Miután elkészítette a sablon táblázatot, meghatározhatja, hogy mely cellákhoz kapcsolódnak az egyes egyéni mezők: kattintson a jobb gombbal a cellában lévő szövegre, majd kattintson a Szerkesztés mező.

Ez lehetővé teszi, hogy kiválassza, mely egyedi mezőt rendel hozzá az adott cellához. Menjen át minden cellán, és így rendelje hozzá az egyedi mezőket.

Ha kész, a következő alkalommal, amikor számlát kell készítenie, csak kinyithatja a sablont, és beléphet a Speciális tulajdonságok területre. Ban,-ben Egyedi lapon lépjen át az összes egyedi mezőn, és töltse ki az értéket az aktuális hónap számlázási igényei szerint. Ez sokkal gyorsabb és sokkal hatékonyabb, mint a teljes számla nulláról történő megtervezése.

körvonalak

Egy másik terület, amely nagyszerű lehet az időmegtakarítás és az élet kissé hatékonyabbá tétele érdekében, az egyedi mezők használata a körvonalak készítéséhez. Ez a megközelítés valóban csak akkor működik, ha Ön valaki gyakran állít össze egy általános vázlatot hasonló számú elemmel. Valami olyan, mint a főiskolai tanár tanterve.

Ebben az esetben minden sor meghatározható teljes mezőként. Aztán az Advanced Properties egyik pontjáról egyszerűen gördítheti le és meghatározhatja a körvonalat egy helyen. Ez lehetővé tenné, hogy megőrizze a közös fejléceket és a vázlat egyéb területeit, amelyek nem változnak. És csak a sorokra összpontosítson, amelyek különböznek egymástól.

Felmérések

Az egyéni mezők használatának nagyon hasznos módja a felmérések vagy kérdőívek létrehozása. Ez a fajta dokumentum kérdés-sorozatból állhat, mindegyik üres sorral.

Kétféle módon lehet egyéni űrlapokat használni egy ilyen dokumentummal attól függően, hogy mit kell tennie. Ha például a felmérést diákoknak adják ki, akkor az üres mezőket egyéni mezőkként definiálhatja. Ezután bárki, aki kitölti az űrlapot, csak a Speciális tulajdonságok mezőt használhatja a válaszok kitöltésére, egy sorban.

Egy másik lehetőség egy olyan forgatókönyv, amikor a tanárnak gyakran ki kell dolgoznia egy tesztet, amely kérdéseket és válaszokat tartalmaz. Ebben az esetben a kérdéseket évente meg kell változtatni. A tanár minden kérdést egyedi mezőként definiálhatott, és az év elején egyszerűen csak léphet be és frissítheti a kérdéseket. Ezzel elkerülhető a tesztdokumentumok teljes újratervezése és újraformázása. A formázás csak egyszer történik. Az egyéni mezők frissítésével teljesen új dokumentumot hoz létre, anélkül, hogy a kezéből kellene volna megtennie.

Információs űrlapok

Az egyedi mezők végső felhasználási esete egy űrlap. Ha van valamilyen információ, amelyet gyakran meg kell gyűjtenie munkahelyi vagy otthon. Készíthet egy ilyen űrlapot, amely lehetővé teszi az információk gyors összegyűjtését és dokumentálását. Mint láthatja, ez nagyjából hasonlít a fenti felmérési forgatókönyvhöz, de az Ön által létrehozott dokumentum lehetővé tenné ugyanazon információk többszöri és többszöri gyűjtését.

Az ezen űrlapok kitöltése mezőkként egyszerűen beléphet a Speciális tulajdonságok elembe, és másodpercekről percekre kitöltheti az űrlap adatait. Ez a megközelítés jelentősen lecsökkentheti az adatgyűjtési erőfeszítéseket, és jelentős időt takaríthat meg Önnek (vagy az Ön számára adatgyűjtő alkalmazottainak).

Következtetés

Mint láthatja, az egyedi mezők nagyszerű módja annak, hogy hatékonyabban tegyék magad vagy vállalkozásaikat. A fent ismertetett felhasználási esetek csak kis mintavételt jelentenek. Bármely olyan dokumentum, amelyben a dokumentum nagy része hasonló és csak bizonyos szakaszok változnak, alkalmas az egyszerűsítésre az egyedi mezőkkel.

Gondolkodjon azon, milyen dokumentumokat állít elő vagy dolgoz fel minden nap, és meglepődhet, hogy rájön, hogy néhány egyedi mező beépítése sok időt takaríthat meg Önnek.